اشخاص یا شرکت‌هایی که صاحب کسب و کار هستند برای رسمیت دادن به تراکنش‌های مالی در زمان خرید یا فروش اجناس، کالاها و خدمات و برای آنکه در مباحث مالیاتی و با سازمان امور مالیاتی (اظهار نامه مالیاتی) با دردسر روبرو نشوند، به فاکتور رسمی نیاز دارند.

فاکتور رسمی یا فاکتور قانونی یک سند تجاری است که توسط فروشنده صادر می‌شود و شامل اطلاعات مربوط به خریدار، کالاها یا خدمات، مبلغ پرداختی، تاریخ صدور و سایر جزئیات مربوط به فروش است. فاکتور رسمی به عنوان دلیلی قانونی برای انجام معامله، اثبات خرید و فروش و حسابداری استفاده می‌شود. هدف فاکتور رسمی این است که برخی دارندگان سازمان‌ها یا کسب و کارها از طریق صدور فاکتور اشتباه نتوانند از پرداخت مالیات فرار کنند.

به هر سند و یا فاکتوری که جهت تایید یک معامله بین فروشنده و خریدار امضا می شود، فاکتور رسمی گفته می شود. به طور کلی، هر سندی که دارای مهر و امضا باشد و به عنوان فاکتور فروش از جانب فروشنده به خریدار داده شود، فاکتور رسمی می گویند.

همچنین اگر این فاکتورها توسط یکی از خریداران یا فروشندگان به سازمان امور مالیاتی ارائه شود، رسمی است و برای هر دو طرف ایجاد حق می نماید. فاکتور رسمی، طبق قوانین وزارت اقتصاد و امور دارایی و بند ۱۹ قانون مالیات بر ارزش افزوده تنظیم می شود. این فاکتور مورد تایید اداره دارایی و فرمت آن طبق استانداردهای سازمان اقتصاد و دارایی است. همه شرکت های کوچک یا بزرگ که مشمول قانون مالیات بر ارزش افزوده هستند، باید برای فروش محصولات و خدمات فاکتور رسمی صادر کنند.