هر مجموعه اقتصادی لازم است تا یک بخش حسابداری را در انجام امور اداری خود مستقر کند. بخش حسابداری بسته به وسعت و حجم معاملات، تعداد کارکنان و نوع تبادلات نقدی شامل زیرشاخه‌های دیگر خواهد شد. حسابداری حقوق و دستمزد، حسابداری خزانه، حسابداری فروش و حسابداری انبار از جمله مواردی است که باید در هر سازمان و کسب و کار انجام شود.

با انجام به‌موقع و درست فرایندهای محاسبه و پرداخت به‌موقع حقوق و دستمزد، رضایت شغلی کارکنان یک مجموعه بالا می‌رود. همچنین اگر این امور به درستی و به‌موقع انجام نشوند، احساس عدم رضایت کارکنان تأثیرات منفی در محل کار خواهد شد. حسابدار حقوق و دستمزد نقش مهم و حساسی در ایجاد این حس رضایت دارد.

به این ترتیب حقوق و دستمزد یک واحد جداگانه در هر سازمان و کسب و کاری خواهد بود. در مباحث حسابداری، به پولی که به عنوان دستمزد در برابر انجام کار یا ارائه خدمت به کارکنان هر مجموعه پرداخت می‌شود، حقوق و دستمزد گفته می‌شود. به عبارت دیگر مبلغی که کارفرما در ازای انجام کار به کارمندان پرداخت می‌کند را حقوق و دستمزد می‌نامند.

تعریف حسابداری حقوق و دستمزد

یکی از شاخه‌های حسابداری، حقوق و دستمزد است. حقوق و دستمزد هزینه بخش قابل توجهی از درآمد هر کسب و کاری را به خود اختصاص می‌دهد. حسابداری حقوق و دستمزد شامل مشخص کردن و محاسبه مبلغ پرداختی به کارکنان و ثبت و صدور اسناد مربوط به آن است.

در محاسبه حقوق، اطلاعات قرارداد کاری پرسنل به بخش حسابداری منتقل می‌شود. حسابدار حقوق و دستمزد با توجه به قوانین وزارت کار، محاسبات مربوط به دستمزد و مزایا را انجام می‌دهد و در دفاتر حسابداری یا نرم افزارهای مربوط به این اسناد، موارد موردنیاز را ثبت می‌کند.

این محاسبات شامل ساعات کار، ساعات مرخصی، روزهای مأموریت، ساعات اضافه‌کار و دستمزد کار در روزهای جمعه یا تعطیل می‌شود.

در انجام امور حسابداری و مالی همیشه ثبت اسناد یکی از مهم‌ترین کارها است که ضرورت آن برای استنادهای مالی خواهد بود. در فرایندهای مالی برای انجام هر کاری، ثبت سند مربوطه لازم و ضروری است. این اسناد را به اصطلاح اسناد مثبته یا ثابت‌کننده می‌گویند که برای حسابدار حقوق و دستمزد اهمیت زیادی دارد. این اسناد مبنای بررسی و تحلیل و ثبت رویدادهای مالی در مدارک، دفاتر حسابداری و نرم افزارهای حسابداری است. اسناد مثبته شامل تاریخ، مبلغ و ماهیت هر گونه از انواع معامله می‌شود.

طبقه‌بندی مدارک، اسناد و مستندات حقوق و دستمزد شیوه‌های مختلفی دارد که معمولاً به صورت ماهانه و در فایل‌های جداگانه از بقیه امور حسابداری نگهداری می‌شود.

ارکان محاسبه حقوق و دستمزد

حقوق پایه: شورای عالی کار میزان حقوق پایه را هر سال مشخص و اعلام می‌کند. اعضای این شورا از نماینده کارگران، نماینده دولت و نماینده کارکنان تشکیل شده است. حقوق پایه در مرحله بعد مصوب می‌شود و به اطلاع عموم و واحدهای صنفی می‌رسد.

معمولاً میزان حقوق و نحوه پرداخت به صورت توافقی تعیین می‌شود. این توافق ممکن است در مورد نحوه پرداخت حقوق در بازه‌های زمانی متفاوت مثل پرداخت روزانه، هفتگی، ماهانه و پروژه‌ای نیز باشد. اطلاعات این قرارداد در اختیار حسابدار حقوق و دستمزد قرار می‌گیرد.

پایه سنوات: مبلغی است که با توجه به سابقه کار فرد شاغل در محل خدمت و طبق جدول افزایش سنواتی براساس اعلام شورای عالی کار به ازای هر سال کار به دستمزد افراد تعلق می‌گیرد. سامانه اداره کار جدول سنوات را هر ساله منتشر می‌کند.

مزایا: مزایا به دو دسته مستمر و غیرمستمر و هر کدام مجدداً به دو بخش قانونی و اختیاری تفکیک می‌شوند.

• مزایای مستمر قانونی عبارتند از حق مسکن و بن خوار و بار، حق اولاد.
• مزایای مستمر اختیاری عبارتند از حق سرپرستی، حق جذب، حق مسئولیت و مزایای رفاهی مثل حق رفت‌وآمد یا ایاب و ذهاب.
• مزایای غیرمستمر قانونی شامل اضافه‌کار و حق مأموریت است. هر کدام از این موارد حائز شرایط خاصی هستند و به نوع قرارداد نیز بستگی دارند. اما در هر صورت فرمول محاسبه آنها از پیش تعیین و تصویب شده است.
• مزایای غیرمستقر اختیاری موردی مثل پاداش را شامل می‌شود که کارفرما در برخی از مقاطع زمانی یا ماه‌های خاص بسته به نوع فعالیت و قرارداد به فرد شاغل پرداخت می‌کند.